Att flytta kontor – En guide till en lyckad (och rolig!) flytt
Att flytta kontor är mer än bara en logistisk operation – det är en strategisk möjlighet för din verksamhet att växa och utvecklas. Den här guiden är framtagen för att ge dig de viktigaste verktygen och insikterna för en smidig och framgångsrik kontorsflytt. Upptäck hur du kan förvandla en komplex process till ett lyft för både verksamheten och medarbetarna.
En kontorsflytt är sällan bara en fysisk förflyttning. Det är snarare ett omfattande förändringsprojekt som, om det hanteras korrekt, kan fungera som en kraftfull katalysator för att stärka verksamheten, bygga kultur och lyfta både individen, teamet och bolaget. I dagens hybridvärld är det viktigare än någonsin att skapa en helhet som stödjer nya arbetssätt och medarbetarnas välmående.
Under min tid som hyresgästrådgivare och projektansvarig på AMF Fastigheter, där jag har hjälpt ett stort antal organisationer – inklusive AMF Fastigheters egen flytt – att skapa anpassade arbetsmiljöer, har jag sett vad som fungerar och vad som kan gå fel. Jag har lärt mig att en framgångsrik företagsflytt kräver noggrann planering, tydlig kommunikation och ett proaktivt samarbete mellan alla parter.
Med rätt strategi kan din nästa kontorsflytt bli det lyft verksamheten behöver. Jag delar här med mig av de mest avgörande aspekterna för att säkerställa en smidig och problemfri flytt.
1. Börja i god tid – redan innan ett nytt hyresavtal har tecknats
En av de vanligaste fallgroparna vid en företagsflytt är att underskatta den tid och de resurser som krävs. För att undvika stress, felaktiga beslut och missade detaljer är det avgörande att påbörja planeringen minst 12 månader innan ni ska vara på plats i de nya lokalerna. Detta ger utrymme för att:
- Utvärdera behov och krav på det nya kontoret grundligt – något som är centralt för både en VD och en HR-chef.
- Säga upp och flytta avtal och tjänster i rätt tid, vilket är en prioritet för en finanschef.
- Arbeta aktivt med förändringsledningen – en kontorsflytt är en stor förändring för alla inom bolaget och kräver omsorg, särskilt för HR-chefen.
2. Sätt ihop en styrgrupp och en projektgrupp
Framgången för er företagsflytt beror starkt på en väldefinierad projektorganisation. Utse en intern, och överväg även en extern, flyttprojektledare som ansvarar för att strukturera processen, samordna leverantörer och hålla tidsplan och budget.
Den interna projektledaren bör sätta ihop en projektgrupp med delprojektledare från olika delar av verksamheten – exempelvis IT, säkerhet, inredning, HR/förändringsledning och kommunikation. Detta säkerställer att alla perspektiv på vad som ska finnas i den nya lokalen beaktas, vilket är avgörande för en Lokalansvarig.
Vidare behöver en styrgrupp utses, vilken ska kunna fatta beslut utifrån projektgruppens förslag. Denna grupp behöver därmed vara beslutsmässig och består ofta av VD, finanschef och HR-chef.
Involvera representanter från olika avdelningar i en referensgrupp. Dessa fungerar som ambassadörer för förändringen och förmedlar värdefull information från och till projektgruppen, vilket minskar oro inom organisationen. En flytt är trots allt en stor förändring för ett företag och dess medarbetare!
3. Ta fram en detaljerad projektplan
Innan ni fördjupar er i den detaljerade planeringen, rekommenderar jag att ni noggrant går igenom hyresavtalet. Förstå gränsdragningen mellan hyresvärd och er som hyresgäst – vad innebär beskedstidplanen, när ska beslut fattas om planlösning och vad ska hyresvärden leverera? Vi på AMF Fastigheter erbjuder gärna ett gemensamt möte för att granska hyresavtalet så att ni som hyresgäst varken missar något eller lägger resurser på sådant som ingår inom ramen för avtalet. Denna transparens är särskilt viktig för en CFO.
Skapa en detaljerad projektplan som bör inkludera:
- Tidplan med olika milstolpar och deadlines (t.ex. när besked behöver lämnas till hyresvärden, beställning av IT och säkerhet, kommunikation till anställda).
- Ansvarsfördelning.
- Inventeringslista (möbler, teknik, utrustning).
- Budget för hela flytten – en central del för finanschefen.
- Riskbedömning/riskanalys – för att medvetandegöra och hantera om något inte går enligt plan.
En tydlig plan minskar risken för missförstånd och hjälper till att hålla projektet på rätt spår, vilket är avgörande.
4. Det mänskliga perspektivet – förändring oroar!
Jag betonar alltid att precis som vid alla förändringar är kommunikation A och O. Informera, engagera och involvera medarbetarna så tidigt som möjligt om företagsflytten. Löpande kommunikation skapar trygghet och förbereder medarbetarna på förändringar. Glöm inte heller att informera externa intressenter – kunder, leverantörer, samarbetspartners – i så god tid som möjligt. Detta är en viktig punkt för HR-chefen.
En kontorsflytt är dessutom ett perfekt tillfälle att ”nudga” nya positiva vanor. Det kan vara allt från att ändra möteskultur och hur vi interagerar med varandra på kontoret till att skapa hälsosamma och hållbara vanor som att cykla till jobbet, ta lunchpromenader eller byta ut onyttiga snacks mot något mer nyttigt.
En kontorsflytt påverkar människor – och förändring skapar ofta oro. Informera kontinuerligt om vad som händer och varför flytten sker. Lyssna på medarbetarnas frågor och skapa delaktighet.
Bäst är om man kan genomföra så många förändringar som möjligt i förväg, så att inte alla ändringar kommer i och med den nya lokalen. Ska ni t.ex. byta arbetssätt i och med flytten – gör det så tidigt som möjligt innan flytt. Då kommer flytten att vara den sista pusselbiten som saknas för att medarbetarna ska kunna jobba på bästa sätt, och man kan vända oron till en längtan att få jobba i de nya lokalerna.
Mina tips: Ordna visningar av det nya kontoret i förväg, bjud in till workshops eller Q&A-möten. Ett engagerat team bidrar till en smidigare övergång och här kan ni även använda er av ambassadörer i form av deltagarna i referensgruppen.
5. Teknisk infrastruktur – en kritisk faktor
Flytt av IT-system och teknik kräver extra omsorg och med tanke på hur snabbt utvecklingen går framåt kan det vara svårt att göra ”rätt” val för framtiden. Det kan vara värt att ha gott om tid på sig att omvärldsspana, utifrån den nivå man vill ha på det nya kontoret. Detta är särskilt relevant för VD:n som tänker på framtidssäkring.
Självklart ska man säkerställa att t.ex. nätverk är på plats i det nya kontoret och testas i god tid innan medarbetarna ska börja jobba där. Samverka med IT-avdelningen och externa leverantörer för att undvika driftstörningar. Det kan vara värt att anlita en teknikkonsult som koordinerar detta. Se till att ha teknisk support tillgänglig på plats första arbetsdagen.
När det kommer till teknikutrustning för mötesrum finns det idag oändliga möjligheter för hur bra man kan göra det. Tänk på att mötesrummen behöver vara bra både för de som är på kontoret och för de som inte är det – i dagens hybrida värld behöver kontoren funka för både och.
Vi på AMF Fastigheter hjälper er gärna med fler tips och förslag på andra kontor och lokaler som kan vara värda att besöka och inspireras av gällande teknik och utformning.
6. Hållbar inredning och design
En kontorsflytt är också ett utmärkt tillfälle att stärka företagets hållbarhetsarbete. Genom att tänka cirkulärt och investera i en klimatsmart miljö minskar ni inte bara ert koldioxidavtryck, ni signalerar också framtidstro och ansvarstagande.
En detaljerad inventering hjälper er att avgöra vad som ska följa med, vad som kan återanvändas och vad som bör säljas eller skänkas. Idag är det näst intill en självklarhet att arbeta med återbruk, och då inte bara genom att flytta med befintlig inredning utan även genom inköp av begagnade möbler på andrahandsmarknaden, auktionssiter etc. Många möbelföretag i branschen arbetar även de med återbruk. Förutom att det är klimatsmart att tänka på återbruk och cirkularitet bidrar det också till en mer personlig känsla och stolthet på det nya kontoret.
Kontorsdesign påverkar både trivsel och produktivitet. Se till att det nya kontoret inte bara är estetiskt tilltalande utan ta först fäste i det som är funktionellt, ergonomiskt och anpassat till företagets arbetskultur. Är det inte praktiskt och funktionellt kommer det inte fungera i längden, även om det är vackert.
AMF Fastigheters rådgivning: Vi har själva lång erfarenhet av vad som fungerar och inte, vilket också är något som kan skilja sig åt för olika branscher och verksamheter. Tänk långsiktigt – kontoret ska kunna förändras och förbättras med företaget. Läs mer om hur vi arbetar med Lokalanpassningar för att möta just era behov.
7. Hantering av avtal kopplade till kontoret
En ofta förbisedd men kritisk del av en företagsflytt är hanteringen av alla befintliga avtal. Vissa moment, som uppsägning av t.ex. städavtal, flyttanmälan och adressändring på alla olika sidor som Google Maps etc. kräver framförhållning. En finanschef är väl medveten om vikten av korrekt avtalshantering.
8. Fysisk flytt – ha en tydlig handlingsplan
En lyckad kontorsflytt kräver minutiös logistik. Allt från nedpackning, transport och uppackning till installation av nätverk och teknik måste synkas. Inför den fysiska flytten ska allt vara förberett. Märkning av utrustning, tillgång till nycklar, tillträde till fastigheten, kontaktpersoner på plats – allt måste vara klart. Se till att projektledaren har mandat att fatta beslut snabbt vid oförutsedda händelser.
9. Efter flytten – utvärdera och justera
Flytten slutar inte när ni har packat upp. Utvärdera processen och samla in feedback från medarbetarna. Justera det som inte fungerar – oavsett om det gäller tekniska lösningar, lokalutformning eller rutiner.
När flytten är genomförd är det viktigt att följa upp. Fungerar det nya kontoret som tänkt? Vad kan förbättras? Involvera personalen även här och då kanske andra personer och roller än de som tidigare behöver involveras. Försök skapa en engagerad och nyfiken förvaltningsorganisation som jobbar vidare med kontoret – det är inte nödvändigtvis samma personer som de som varit aktiva under flyttprojektet.
Mina tips: Genomför en enkät eller feedbackrunda – men låt några månader, kanske till och med ett halvår eller mer, ha gått innan ni funderar över större förändringar. Glöm inte heller att avsätta en del av flyttbudgeten för framtida förändringar – kontoren utvecklas och nya krav kommer att ställas. Det kommer att krävas åtminstone mindre justeringar av kontoret framåt om det även fortsättningsvis ska bidra till stolthet, ökad innovation och kreativitet, och inte minst medarbetarnas välmående i en snabbrörlig värld.
Ta nästa steg mot en framgångsrik kontorsflytt!
Är ni redo att utforska hur er nästa företagsflytt kan bli en strategisk framgång? Vårt team på AMF Fastigheter har lång erfarenhet av att guida företag genom varje steg av processen.
Oavsett om ni bara funderar på en flytt, behöver rådgivning kring planering eller vill diskutera hur en ny arbetsplats kan stärka ert varumärke och era medarbetare, finns vi här för er.
