Ordlista för att hyra kontor

När ni bestämt er för att byta kontor finns några saker att tänka på innan sökandet av ny lokal påbörjas. Har ni en framarbetad arbetsplatsstrategi, hur många arbetsplatser kommer faktiskt att användas, ska ni ta hjälp av en tenant representation. Nedan ger vi exempel på några begrepp och förklaringar.

Genom att undersöka och räkna hur många arbetsplatser eller platser i mötesrum som idag aktivt används räknar ni ut beläggningsgraden. Beläggningsgraden är viktig att ta hänsyn till vid planering av det nya kontoret. Dels för att få en trevlig och bra arbetsmiljö, dels för att inte välja ett för litet eller stort kontor.

Att ta fram ett lokalprogram hjälper er att se om kontoret uppfyller verksamhetens behov. Den kan till exempel innehålla ett underlag som visar på antal arbetsplatser, antal mötesrum, om ni behöver ytor för projektarbete, antal hybridrum och back-office funktioner samt vilka eventuella tekniska krav eller krav på materialval som ni har.

En arbetsplatsstrategi är ett underlag som hjälper er att säkerställa att arbetsplatsen planeras på rätt sätt för att medarbetarna ska trivas och kunna arbeta så effektivt som möjligt. En verksamhet kan ta hjälp av en arbetsplatsstrateg för att få stöd i att skapa en helhetsbild över ledningens riktning och mål samt vilka behov verksamheten och medarbetarna har och hur lokalen kan användas som verktyg för att stötta dessa mål och riktningar.

Det är ett nyckeltal som ofta används för att beräkna behovet av lokalyta. I det här nyckeltalet ingår olika typer av mötesrum, fokusrum, pentry, reception och lounge. Nyckeltalet kan variera utifrån verksamhetens behov och möjlig planlösning.

Utgångspunkten för ett aktivitetsbaserat kontor är ett kontor planerat efter de aktiviteter som ska utföras på kontoret och de behov som verksamheten eller individerna har. Det kan till exempel vara olika ytor som öppen del eller en tyst del för fokusarbete, projektdel med lösningar för samarbete eller en extern del att möta kunder i. För att ett aktivitetsbaserat kontor ska fungera framgångsrikt är det viktigt att verksamhetens behov verkligen är utredda och att beläggningsgraden är utredd så att kontoret planeras utifrån rätt förutsättningar.

En person som jobbar med tenant representation kallas ibland för tenant rep, TR eller hyresgästrådgivare. Det är en rådgivare som hjälper företag med olika lokalstrategiska frågor som rör kontor, så som att se över funktionsbehov, hitta nytt kontor och projektleda flytten.

Förutom ytor för arbetsplatser, mötesrum och pentry så är det bra att tidigt fundera kring vilka typer av fler ytor som kontoret behöver ha. Nedan ger vi exempel på ord som kan dyka upp när du ska läsa en planritning.

I lokal med en intern del separeras externa gäster från medarbetarna. Den externa delen brukar innehålla en reception, mötesrum för externa besökare och till exempel kaffestation. Den här delen nyttjas av både externa gäster och de anställda. Att ha en extern- och en intern del kan ibland även vara nödvändigt ur ett säkerhetsperspektiv.

Hybrida rumsfunktioner är olika typer av rum som kan stödja hybrida arbetssätt och innehåller ofta teknik för digitala möten. Rummen kan till exempel kallas för fokusrum eller Teams-rum, men det kan även vara mötesrum. Ett rum för hybrida arbetssätt kan inredas på olika sätt och funktionen bestäms utifrån verksamhetens behov.

Touchdownplatser är flexibla arbetsplatser, som ibland även benämns ”hot-desks”. Touchdownplatser är möjliga för alla medarbetare att använda och finns ofta i en lounge-del eller i andra öppna delar av kontoret. De här platserna ingår inte alltid i beräkningen av skrivbordsplatser. Det är därför som vi till exempel ibland skriver ”40 arbetsplatser med möjlighet till tounchdownplatser” i beskrivningen av våra lediga lokaler.

Ytor som är flexibelt anpassade för projektarbete där medarbetare tillfälligt kan jobba med särskilda projekt. Ytorna kan förändras över tid och efter behov, som behov av större projektytor, möjlighet att låsa in känslig information medan projektet pågår och inredning som passar projektet.

Ytor som kan användas till att visa upp företagets produkter, profilera sig eller användas i marknadsföringssyften och vid kundmöten.

Poddar är mindre fristående mötesrum som kan flyttas runt i kontoret och kräver inte ombyggnad av lokalen. De blir en del av inredningen och är ofta smidiga att ha för att kunna förändra lokalens layout. En podd kan rymma en eller fler personer. Det är viktigt att tillsammans med hyresvärden planera placeringen utifrån kontorets tekniska förutsättningar då poddarna kan väga mycket.

Ett kontor behöver uppfylla vissa krav när det kommer till belysning och ventilation beroende på lokalens storlek och hur många som kommer att vara i lokalen. Nedan ger vi exempel på några snåriga begrepp och viktiga delar att ha koll på.

Det kan också kallas för ”ventilationskapacitet”. Här undersöker man mängden luft som finns i en lokal. Maxkapacitet ventilation bestäms utifrån att det ska vara bra luft och arbetsmiljö i hela kontoret hela dagen beroende på antalet arbetsplatser och olika rums funktioner. Det kan till exempel gälla hur många personer som samtidigt kan vara i ett mötesrum eller i ett öppet kontorslandskap utan att luftkvaliteten försämras.

Dimensionering av luftljudsisolering mellan utrymmen används för att bestämma behovet av ljudkrav, mätt i dB, baserat på behoven och aktiviteterna i olika delar av lokalen, så som mötesrum, kontorsrum, toaletter och vilrum. Detta syftar till att fastställa dimensionering av ljudkrav, till exempel för att minska överhörning mellan olika ytor på ett kontor.

När man planerar belysning på ett kontor används olika nivåer av ljusstyrka för olika behov och delar av kontoret, som mötesrum, arbetsplatser och korridorer. Detta kallas för dimensionering av belysning. Målet är att ha rätt mängd ljus för de olika aktiviteter som ska utföras i en viss yta eller rum, och för att göra det tydligt anges kraven i hyresavtalet.

Olika typer av processkyla används till exempel till IT och serverrum som utöver kontorets övriga ventilation och behöver mer kyla på grund av den extra värme som kommer ut från servrar.

När du väljer en ny lokal för kontoret väljer du även fastigheten och här finns det ord att hålla koll på för att förstå vad din fastighet erbjuder. Här är några exempel och förklaringar.

Det är ett samlingsbegrepp för servicefunktioner som kan finnas i en fastighet eller på kontoret. Det kan till exempel vara funktioner som lokalvård, intern kontorsservice som receptionstjänster, posthantering, vaktmästeri, växtservice eller avfalls – och miljöhantering.

Bottenvåningar är gatuplanen i en byggnad. Med öppna bottenvåningar menas att lokalerna fylls med exempelvis butiker, restauranger, caféer eller service som människor i området kan besöka.

En ljusgård är en gemensam yta i fastigheten, den ligger i anslutning till entrén och binder samman huset och hyresgästerna. Ljusgården kan ofta nyttjas av fastighetens hyresgäster eller besökare och är ofta möblerad med olika typer av sittplatser.

En fastighet kan miljöcertifieras av tredje part för bedömning av hur miljömässigt hållbar fastigheten är. Exempel på miljöcertifieringar är Miljöbyggnad, GreenBuilding, BREEAM, LEED och Svanen.